Il est important de savoir comment définir une réponse d'absence du bureau dans Outlook 2013 si vous avez des contacts susceptibles de vous envoyer un e-mail et qu'ils doivent savoir que vous risquez de ne pas recevoir le message pendant un certain temps. Une réponse d'absence du bureau est quelque chose qui sera envoyé dès qu'un message électronique arrive dans votre boîte de réception dans Outlook 2013, et le contenu de la réponse d'absence du bureau peut inclure toutes les informations que vous souhaitez transmettre.
Les étapes ci-dessous vous montreront comment créer une réponse d'absence du bureau dans Outlook 2013 si vous avez un compte de messagerie qui ne fait pas partie d'un serveur Exchange. Cela inclut les adresses e-mail hébergées par des fournisseurs de messagerie tels que Gmail, Yahoo, Outlook.com ou l'un des nombreux autres fournisseurs similaires. La plupart des fournisseurs de messagerie auront également une réponse d'absence du bureau que vous pouvez configurer via leur portail Web, ce qui peut être une meilleure option, selon votre situation.
Les listes de distribution Outlook peuvent être une excellente option si vous devez souvent envoyer un courrier électronique au même grand groupe de personnes et que vous ne souhaitez pas entrer manuellement chaque adresse individuelle lors de cette opération.
Comment configurer la réponse automatique dans Outlook 2013
- Ouvrez Outlook 2013.
- Clique le nouveau courriel bouton.
- Tapez votre message d'absence du bureau dans le corps de la zone de texte de l'e-mail.
- Clique le Déposer languette.
- Cliquez sur Enregistrer sous.
- Tapez un nom pour le modèle dans le Nom de fichier champ, puis cliquez sur Sauvegarder comme type, choisir Modèle Outlook, puis clique Sauvegarder.
- Clique le Accueil onglet, cliquez sur le Des règles bouton, puis cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
- Clique le Nouvelle règle bouton.
- Cliquez sur Appliquer la règle sur les messages que je reçois, puis clique Suivant.
- Cliquez sur Suivant, puis clique Oui.
- Sélectionnez le Répondre en utilisant un modèle spécifique option, puis cliquez sur Un modèle spécifique.
- Cliquez sur Regarder dans, Cliquez sur Modèles utilisateur dans le système de fichiers, puis sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur Ouvert.
- Clique le Suivant bouton.
- Définissez des exceptions, puis cliquez sur Suivant.
- Clique le Finir bouton.
Notre article se poursuit ci-dessous avec des informations supplémentaires et des images pour ces étapes. C'est un peu compliqué de configurer une réponse automatique dans Outlook et il existe plusieurs endroits où vous pouvez personnaliser certains paramètres, dont nous discuterons plus en détail dans la section suivante.
Comment créer et activer une réponse d'absence du bureau dans Outlook 2013 (Guide avec images)
Les étapes ci-dessous vont vous montrer comment créer et activer une réponse d'absence du bureau dans la version Microsoft Office 2013 d'Outlook.
Lorsque quelqu'un vous envoie un e-mail, Outlook enverra automatiquement des réponses avec le message d'absence que vous créez. Notez qu'Outlook 2013 devra être ouvert pour que cela fonctionne. Si vous ne parvenez pas à laisser Outlook 2013 ouvert pendant toute la durée de votre absence du bureau, vous feriez mieux de définir la réponse d'absence du bureau directement via votre hôte de messagerie.
Les liens ci-dessous vous montreront comment définir une réponse d'absence du bureau pour quelques-uns des fournisseurs de messagerie populaires si vous ne pouvez pas laisser votre ordinateur et Outlook 2013 allumés pendant toute votre absence.
- Comment définir une réponse d'absence du bureau pour les comptes Gmail
- Comment définir une réponse d'absence du bureau pour les comptes Yahoo
- Comment définir une réponse d'absence du bureau pour les comptes Outlook.com
Les étapes ci-dessous vous montreront comment créer une réponse d'absence du bureau dans Outlook 2013 si vous n'avez pas de compte Exchange Server et utilisez un compte IMAP ou POP3. Si vous disposez d'Exchange, vous pouvez créer une réponse d'absence du bureau ou d'autres réponses automatiques Office en accédant à Fichier > Infos > Réponses automatiques.
Étape 1 : Ouvrez Outlook 2013.
Étape 2 : cliquez sur lenouveau courriel bouton.
Étape 3 : Saisissez votre message d'absence du bureau dans le corps de la zone de texte de l'e-mail.
Étape 4 : Cliquez Déposer en haut à gauche de la fenêtre.
Étape 5 : Cliquez Enregistrer sous.
Étape 6 : Tapez un nom pour le modèle dans le Nom de fichier champ, puis cliquez sur le Sauvegarder comme type menu déroulant, choisissez Modèle Outlook, puis cliquez sur le Sauvegarder bouton.
Étape 7 : Cliquez sur le Accueil en haut de la fenêtre, cliquez sur l'onglet Des règles bouton dans le Se déplacer section du ruban, puis cliquez sur le Gérer les règles et les alertes bouton.
Étape 8 : cliquez sur le Nouvelle règle bouton.
Étape 9 : Cliquez sur le Appliquer la règle sur les messages que je reçois option, puis cliquez sur Suivant.
Étape 9 : Cliquez sur le Suivant bouton, à moins que vous ne souhaitiez envoyer la réponse d'absence du bureau sous certaines conditions. Si vous n'avez sélectionné aucune option, cliquez sur le bouton Oui pour confirmer que vous souhaitez que cette règle s'applique à chaque message que vous recevez.
Étape 10 : Cochez la case à gauche de Répondre en utilisant un modèle spécifique option, puis cliquez sur le Un modèle spécifique option dans la partie inférieure de la fenêtre.
Étape 11 : cliquez sur le Regarder dans menu déroulant, cliquez sur le Modèles utilisateur dans le système de fichiers option, puis sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur le bouton Ouvert bouton.
Étape 12 : Cliquez sur le Suivant bouton.
Étape 13 : définissez les exceptions souhaitées en cochant la case à gauche de chacune de ces options, puis cliquez sur le bouton Suivant bouton.
Étape 14 : Cliquez sur le Finir pour terminer la configuration de votre message d'absence et commencer à envoyer des réponses automatiques.
Comme mentionné précédemment, votre ordinateur devra être allumé et Outlook 2013 devra être ouvert pour que cela fonctionne. Si votre ordinateur est configuré pour dormir ou hiberner après une certaine période d'inactivité, cette méthode d'envoi d'une réponse d'absence du bureau dans Outlook 2013 ne fonctionnera pas.
Lorsque vous revenez du bureau, vous pouvez désactiver cette règle en allant sur Règles > Gérer les règles et les alertes (où nous étions à l'étape 7 ci-dessus), puis cliquez sur la case à gauche de la règle pour supprimer la coche. Malheureusement, il n'y a aucun moyen de spécifier une heure de début ou de fin avec cette méthode de réponse automatique.
Notes supplémentaires sur l'utilisation de la réponse automatique dans Microsoft Outlook
- C'est généralement une bonne idée d'inclure une heure de début et une heure de fin dans votre réponse d'absence du bureau afin que vos contacts par e-mail sachent à peu près quand ils devraient s'attendre à avoir de vos nouvelles.
- Si vous avez accès à une version Web de votre compte de messagerie, comme un compte Web Outlook ou Gmail, vous feriez peut-être mieux de l'utiliser pour envoyer votre réponse d'absence du bureau à la place. Ces deux fournisseurs de messagerie ont une option de réponse de vacances dédiée où vous pouvez automatiser cela un peu mieux, vous permettant même de choisir une plage de dates pour laquelle vous ne serez pas disponible.
- La boîte de dialogue Règles peut être utilisée pour bien plus qu'une réponse d'absence du bureau. Je peux l'utiliser pour générer différentes réponses pour des personnes extérieures à mon organisation ou des personnes à l'intérieur de mon organisation, et je peux filtrer automatiquement les e-mails en fonction du sujet ou de l'expéditeur.
- Le guide ci-dessus est destiné à vous aider à créer une réponse d'absence du bureau si vous n'avez pas de compte Exchange. Si vous en avez un, tout ce processus est beaucoup plus simple. Il y a un assistant absent sur le Déposer onglet où vous pouvez configurer des réponses automatiques et même spécifier une plage de temps pour ces réponses. La fenêtre de réponse automatique a également un onglet d'organisation séparé à la fois pour En dehors de mon organisation et Dans mon organisation contacts afin que vous puissiez ajuster chaque message de réponse séparément.
Voulez-vous qu'Outlook 2013 vérifie les nouveaux messages plus fréquemment ? Ajustez les paramètres d'envoi et de réception dans Outlook 2013 pour rechercher de nouveaux messages aussi souvent que vous le souhaitez.
Voir également
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