Si vous venez d'entrer sur le marché du travail ou si vous cherchez à changer de carrière, vous avez probablement déterminé que bon nombre des emplois disponibles nécessitent une formation en informatique. L'étendue réelle des compétences nécessaires variera énormément en fonction du type d'emploi que vous recherchez, mais même les emplois les plus élémentaires qui vous placent devant un ordinateur nécessiteront des connaissances de Microsoft Excel.
Cependant, cette exigence d'emploi ne devrait pas être un élément dissuasif total si vous n'êtes pas familier avec le programme. Même si vous n'avez jamais utilisé Microsoft Excel de toute votre vie, vous pouvez lire cet article pour voir ce que vous devriez avoir comme base lorsque vous commencez à postuler à des emplois qui nécessitent une certaine expérience d'Excel.
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Table des matières masquer 1 Se familiariser avec l'interface et les termes d'Excel 2 Tâches de tri Excel à connaître pour la recherche d'emploi 3 Options de formatage d'affichage Excel utiles 4 Quelques calculs et formules de base pour Excel 5 Pratique, pratique, pratique 6 Sources supplémentairesSe familiariser avec l'interface et les termes d'Excel
Les entreprises ont tendance à ne pas apporter de modifications ou de mises à niveau à leur système jusqu'à ce que cela devienne un problème, vous pourriez donc être surpris d'apprendre que de nombreuses entreprises utilisent encore Microsoft Excel 2003. Il y a eu plusieurs mises à jour de la version complète depuis lors, mais Excel 2003 a toujours une grande base de suivi et d'installation.
Par conséquent, lorsque vous postulez pour un emploi, vous constaterez peut-être que vous avez besoin de vous familiariser avec plusieurs versions d'Excel. Mais quelle que soit la version de Microsoft Excel que vous utilisez (de nouvelles versions sont publiées toutes les quelques années et sont identifiées par l'année de leur publication. Par exemple, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, ou Microsoft Excel 2016) certaines choses resteront toujours les mêmes. La majorité de la fenêtre Excel sera occupée par un motif de petits rectangles. Chacun de ces rectangles est appelé un cellule, et ils sont organisés en Lignes et Colonnes. Une ligne est une série horizontale de cellules, tandis qu'une colonne est une série verticale de cellules.
Cliquez sur l'une des cellules et vous pouvez taper un nombre ou une lettre, et ce que vous avez tapé sera affiché dans la cellule. L'information contenue dans la cellule est appelée valeur.
Vous pouvez organiser, trier et personnaliser l'apparence de vos cellules et valeurs à l'aide des menus en haut de l'écran.
L'apparence des menus variera en fonction de la version d'Excel que vous utilisez et, malheureusement, de nombreuses entreprises différentes utilisent toutes des versions différentes du programme. Cependant, la plupart des fonctionnalités de base sont en place dans chaque version, donc, tant que vous savez ce que vous devez faire, vous devriez être en mesure de localiser l'action de menu nécessaire.
Tâches de tri Excel à connaître pour la recherche d'emploi
Le tri d'une séquence de cellules dans Excel est l'une des tâches les plus courantes que vous devrez connaître lorsque vous utiliserez Excel dans votre nouvel emploi et, si vous recevez un test de pré-embauche de vos compétences, vous recevrez probablement un regroupement de données que vous devez organiser. Que vous souhaitiez classer par ordre alphabétique une liste de noms de famille ou organiser une série de nombres du plus élevé au plus bas, Excel rend cela possible en un seul clic. De plus, la méthode de tri des mots et des nombres est la même, et vous pouvez choisir entre le tri du plus bas au plus élevé ou du plus élevé au plus bas.
Une autre façon de trier vos données consiste à copier et coller des informations de sa cellule actuelle à l'emplacement où vous avez réellement besoin de ces informations. Si vous avez déjà utilisé une fonction copier-coller dans un programme auparavant, celle d'Excel fonctionne exactement de la même manière. Cliquez sur une cellule, puis appuyez sur Ctrl + C sur votre clavier pour le copier (ou Ctrl + X pour le couper), puis cliquez sur la cellule de destination souhaitée et appuyez sur Ctrl + V pour le coller.
Cela fonctionne également si vous souhaitez copier une ligne entière, une colonne ou un groupe de cellules. Cliquez sur le numéro de ligne sur le côté gauche de la fenêtre, la lettre de la colonne en haut de la fenêtre, ou utilisez votre souris pour mettre en surbrillance les cellules souhaitées, puis utilisez les commandes copier-coller définies précédemment.
Une dernière méthode de tri consiste à utiliser le Cacher et Afficher options dans Excel. Cela vous permet de supprimer une ligne ou une colonne de la vue, sans supprimer cette plage de données de la feuille de calcul. Vous pouvez masquer une ligne ou une colonne en cliquant avec le bouton droit sur le numéro de ligne ou la lettre de la colonne, puis en cliquant sur le bouton Cacher option. Vous pouvez afficher une ligne ou une colonne en utilisant votre souris pour sélectionner les lignes ou les colonnes avant et après la série masquée, en cliquant avec le bouton droit sur la sélection, puis en cliquant sur le bouton Afficher option.
Options de formatage d'affichage Excel utiles
Un autre groupe de tâches Excel que vous rencontrerez quotidiennement consiste à ajuster l'apparence de vos cellules, ainsi que la façon dont elles s'impriment. Chaque version d'Excel vous permet de modifier la couleur de vos cellules, l'apparence de la police et la taille de vos cellules. Les changements de couleur sont rapidement accessibles dans toutes les versions d'Excel en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisissant parmi les options de mise en forme du menu contextuel.
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un numéro de ligne ou un nom de colonne, puis choisir le hauteur de ligne ou largeur de colonne option pour spécifier la taille de la ligne ou de la colonne que vous souhaitez modifier. Cette même fonction s'applique si vous sélectionnez un groupe de lignes ou de colonnes.
Une dernière méthode pour formater l'apparence de votre fichier Excel, spécifiquement pour l'impression, consiste à utiliser le Mise en page menu. le Mise en page menu se trouve en cliquant sur le Mise en page bouton dans le coin inférieur droit de la Mise en page rubrique sur le Mise en page menu.
Ce menu comprend des options vous permettant de spécifier l'orientation de votre page, les marges de la page, les informations d'en-tête et l'impression ou non du quadrillage sur la page. L'impression du quadrillage est un élément étonnamment important à prendre en compte lorsque vous imprimez des fichiers Excel, car il constitue la meilleure méthode pour rendre un document imprimé plus lisible. Sauf indication contraire, je les inclus généralement par défaut.
Quelques calculs et formules de base pour Excel
La chose la plus courante que je rencontre avec les fichiers Excel est simplement d'ajouter un tas de nombres ensemble. Cela est particulièrement vrai dans les scénarios commerciaux où de nombreuses commandes et rapports seront d'énormes feuilles de calcul avec des cellules qui doivent être additionnées pour déterminer la valeur totale d'une vente. J'ai personnellement vu des gens ajouter manuellement des valeurs dans Excel, ce qui va presque à l'encontre de l'objectif du programme. Excel comprend un Somme automatique bouton, situé sur le Formules barre, qui ajoutera automatiquement une série de chiffres pour vous. Clique le Somme automatique , mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez additionner, appuyez sur Entrer. Le total additionné des cellules sera affiché dans la première cellule sous ou à droite des cellules que vous avez sélectionnées.
Vous pouvez également taper des formules dans les cellules pour un peu plus de contrôle sur l'endroit où le total est affiché. Les formules sont généralement composées dans un format comme =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 ou =A1/A2. Si vous êtes curieux, vous pouvez écrire manuellement une fonction de somme automatique en utilisant le format =SOMME(A1:A2).
Pratique, pratique, pratique
Comme pour presque tout le reste de la vie, vous devez vous entraîner pour vous améliorer dans Excel. Vous pourrez peut-être effectuer des tâches spécifiques avec une direction guidée, mais la vraie valeur pour un employeur potentiel viendra lorsque vous serez en mesure d'effectuer de manière transparente l'une de ces tâches de mémoire. Cela se traduira par une augmentation de votre productivité, ce qui augmentera votre valeur. De plus, en continuant à utiliser Excel, vous découvrirez d'autres façons d'effectuer des tâches et vous apprendrez d'autres trucs et astuces utiles qui faciliteront l'organisation, le tri et la manipulation de grandes quantités de données en quelques secondes.
Sources supplémentaires
- Afficher l'onglet Développeur dans Excel 2011
- Ouvrir des fichiers XML avec Excel sous Windows 7
- Comment numéroter automatiquement les lignes dans Excel 2010
- Comment exporter un fichier Google Sheets pour Microsoft Excel
- 5 raisons d'obtenir un abonnement Office 2013
- Police par défaut Excel dans Excel pour Office 365